ALV Notulen 2018

Notulen Algemene Leden Vergadering VOL -Concept
dinsdag 17 april 2018

Aanwezigen:
Aanwezig: Dhr. M.E.E. Enthoven, voorzitter (1958), Dhr. J.J. van den Broek (1948), Dhr. E.H. Furnée (1951), Dhr. R.E. Kamp (1952), Dhr. T. Salverda (1956), Dhr. D.A. van den Wall Bake (1960), Dhr. H.P. de Boer (1963), Dhr. J.J.E. Rietema (1963), Dhr. W.A. Quispel (1968), Dhr. R.T. Overakker (1969), Mevr. S.M. Blom (1971), Dhr. K.W. Talsma (1972), Dhr. J.W.F. Backer Mohrmann (1977), Mevr. L.C.Q. Smits van Oyen (1978), Mevr. M.A. Voûte 1980), Dhr. M.C.J. van Roozendaal (1980), Dhr. R.P. van Wingerden (1980), Dhr. J.M. Kerstjens (1982), Dhr. J.W. Blank (1982), Dhr. B.J. Pelletier (1983), Dhr. N.N.E. Schols (1990), Mevr. M.N. Soullié (1993), .Dhr. A.C. Kelder (1952), Dhr. W.B. Kloos (1951), Dhr M. Veth (1956), Dhr. T. Bartelings (2012), Mevr. E.L.M. Wesseling (2013), Dhr. O.C. van den Bergh (2013), Dhr. A.K.W. de Jong (2013), Dhr. S.M.J. van de Graaff (2013), Mevr. P.T. van Royen (2014), Dhr. D.H.X. de Vries (2014)

1. Opening
De voorzitter, de heer Enthoven, opent de vergadering om 20.15.

2. Agenda
Er zijn geen opmerkingen over de agenda.

3. Mededelingen Senaat en Bestuur
De President Senaat, mevrouw Wesseling, deelt mede dat de Senaat constateert dat er binnen het DSC een verzuilingsprobleem is. Mensen vinden snel een club en huis en verticale. De verticale band is sterk en de horizontale band neemt af. Er is minder respect onderling en minder tolerantie. De Senaat wil een gedragsverandering inzetten door middel van een meerjarig programma. Er is een training van Roland Berger geweest over deze problematiek. Hieruit is een lange termijnvisie opgesteld voor het DSC, een idee wat de vereniging over vijf jaar moet zijn. Om deze doelen te bereiken is er een Raad van Toezicht opgericht voor de Senaat. Deze zal de Senaat controleren en adviseren.
De KMT is een gevoelige periode, vooral in verband met de buitenwereld. Er is een adviescommissie waar twee VOL-leden inzitten. Er is ingevoerd dat al het fysieke contact is afgeschaft. Ondanks deze maatregel zijn huizen nog steeds een risicofactor. Er zijn per jaar 450 nieuwe 1e jaars die in meer dan 130 huizen slapen. Dit is lastig te controleren. Dit jaar is er besloten dat het slapen in huizen in de eerste week wordt afgeschaft. De overige contactpunten met huizen blijven behouden. De aspirant-Leden worden ondergebracht in een gymzaal.
De heer De Boer vraagt of de prominentie nog steeds sterk aanwezig is. Mevrouw Wesseling reageert dat dit nog steeds speelt en dat bepaalde groepen privileges hebben. Deze hokjesstructuur moet worden verminderd en doorbroken worden. De heer Enthoven merkt op dat het gedragsverandering programma in een paar jaar afgewikkeld moet worden. Mevrouw Smits van Oyen merkt op dat het breed vraagbeleid helpt bij het toegang geven van verschillende verticalen tot de besturen van de vereniging. De volgende stap is dat de verbintenis tussen het huis waar je gaat wonen en de verticale waarin je terechtkomt verminderd moet worden.
Er wordt gevraagd of het slapen in de gymzaal eenmalig is, aangezien de cultuurverandering vooral in de huizen moet plaatsvinden. Mevrouw Wesseling geeft aan dat het een teken is naar de Leden dat het niet meer zo kan, maar dat het niet voor altijd beslist is.
De heer Enthoven merkt op dat bij een deel van de jongerejaars het hart voor de vereniging en de Societeit te laag is. De sociale controle op die punten moet beter.
Namens het Bestuur deelt de President, de heer Van der Graaff mede dat cultuurverandering iets is wat nodig is en dat dit iets is wat Senaat en Bestuur samen moeten oppakken. Cultuur is van beide entiteiten. Het Bestuur is met een aantal zaken bezig. De eerste is de band met de buurt(bewoners) goed houden. Er is een buurtprotocol opgesteld. Dit jaar is er onderhandeld over een nieuw pilscontract. Wat betreft het pand is het nieuwe dakterras zojuist opgeleverd. Het is de moderne tegenhanger van de bibliotheek. Daarnaast zal deze zomer Lorre verbouwd worden. De zandcement laag is aangetast en daardoor stinkt het in Lorre. Het is een groot project. De verbouwing van de vloer was een mogelijkheid voor het geven van een impuls aan de discotheek. Een ander programmapunt van het Bestuur is de verduurzaming van het pand. Virgiel en andere verenigingen zijn op dit punt een stuk verder dan wij. Als studenten van het DSC kunnen wij niet achter blijven. Er is door een duurzaamheidsexpert een rapport hierover opgeleverd. Er is een grote som geld voor nodig.
Er wordt gevraagd wat de verduurzaming inhoudt. De heer Van der Graaff reageert dat er een aantal stappen zijn ondernomen voor een energie neutrale societeit, waarbij in de nabije toekomst het gebruik van gas en elektra verminderen met 50%. Er wordt voorgesteld een samenvatting van de voorgenomen maatregelen op de VOL site te plaatsen.
De heer Van Roozendaal merkt op dat de borden geen Phoenix meer erop hebben. De heer Van der Graaff geeft aan dat dit een experiment is.

4. Mededelingen Feestcommissie XXXIV Lustrum
De President FeCo, de heer Bartelings, geeft aan dat de FeCo zojuist verhuisd is naar het Terrein. Het terrein is aan de Tanthofdreef 3 naast station Delft Zuid. Het is een leegstaand pand met 4 verdiepingen. Er wordt op dit moment hard gewerkt aan de vergunningen. Qua tijdsplanning wordt het krap, maar de gemeente staat aan de kant van de FeCo. De TeCo is het hele pand aan het verbouwen. Het Lustrumterrein wordt 1,5 keer zo groot als 5 jaar geleden. Deze week zullen de barexploitanten horen waar zij op het terrein zitten. Over een week begint het
Klustrum; de periode dat alle leden gaan klussen op het Lustrumterrein. Over 2 weken wordt de lustrumkrant verstuurd naar de oud-Leden.
Een lid merkt op dat er een connectie moet zijn tussen het terrein en Delft centrum. De heer Bartelings merkt op dat er een directe verbinding is, maar voor de maskeradetocht zal vervoer geregeld worden.
De heer De Boer geeft aan dat in 2013 het meest succesvolle café de oud-Ledenbar was. De heer Bartelings reageert dat dit zeker herhaald zal worden.
Er wordt gevraagd of het reünistenweekend weer afgesloten wordt metkroegjool. De heer Bartelings zegt dat het Lustrumterrein zaterdag alleen open is voor oud-Leden en de zaak voor huidige Leden. Zondag in de avond is er geen reünistenprogramma.

5. Notulen ALV van 4 april 2017
De notulen worden zonder wijzigingen aangenomen.

6. Goedkeuring financiële jaarstukken over 2017
De aansluiting is door een herwaardering moeilijk te maken tussen 2016 en 2017. Er is een effectenresultaat geboekt in de winst- en verliesrekening. De fluctuatie is groter, maar in het kader van transparantie is dit beter. Er is in het oude systeem een beperkt nettoverlies gemaakt. Dit is niet erg. De VOL kan nog steeds subsidiëren. Het streefvermogen bedraagt een half miljoen en daar zit de VOL ruim €250.000 boven.
Er wordt een verlies van €24.000 gemaakt doordat de VOL Spiegel verzendkosten pas in maart 2018 verwerkt worden. De structurele lasten van Senaat en Bestuur (bestuursbeurzen =RAS-maanden) fluctueren altijd. In bepaalde gevallen neemt de VOL de RAS-maanden over. In het afgelopen jaar zijn er veel aanvragen gedaan. Er zit ook een lening aan Brielle bij. De VOL heeft voor nieuwe boten een lening verstrekt aan Brielle. De nieuwe boten (Randmeren) zijn inmiddels afgeleverd.
De heer Pelletier geeft namens de KasCo aan dat de cijfers zijn bekeken. De heer Kerstjens heeft als nieuwe penningmeester meegekeken. De resultaten lopen door de resultatenrekening i.p.v. door de balans. De boekingen rond de mutatie van de effecten geven een getrouw beeld. Het is helderder om de resultaten te splitsen in het operationele- en beleggingsresultaat. Dat is besproken en is een kleine regel in de jaarrekening. Het is beter om de jaarrekening op te stellen als je jaarrekeningen van de bank hebt en dan pas de balans op te maken. Er is een rekening niet geboekt van €7000 van de Spiegel. Die zal volgend jaar geboekt worden. De post bestuursbeurzen was hoger door de samenstelling van de besturen. Door de stelstelwijziging zal dit goed in de gaten gehouden moeten worden. Er wordt voorgesteld om de jaarcijfers goed te keuren.
De heer Van Roozendaal herkent zich in de aanbevelingen. Hij is het eens met inzicht geven in operationeel en beleggingsresultaat. De VOL jaarvergadering kan prima later en de VOL Spiegel moet 6 weken naar voren geschoven worden. Hij merkt op dat de uitkering van de bestuursbeurzen in principe minder wordt, maar dat in verband met de opgelegde sanctie vanuit de TU m.b.t. de bestuursbeurzen dit niet per se zo is. Dit kan impact hebben op de toekomst.
De heer Talsma: “U heeft 2 leningen op uw balans staan waarbij de betrokken partijen u kunnen terugbetalen. Gaat hier iets mee gebeuren?” De heer Van Roozendaal merkt op dat op dit moment er geen enorme behoefte is om het geld terug te vragen. De president Bestuur heeft aangegeven te investeren in duurzaamheid. Misschien kan de VOL het Bestuur hierin financieel helpen.
Een oud-Lid merkt op dat de bankkosten zijn verhoogd, de dinerkosten Senaat zijn verhoogd en ook de kosten voor de website hoog zijn. De heer Van Roozendaal reageert dat er voor de bankkosten geen expliciete verklaring is. De eerste betaling 2017 is in december het jaar ervoor gedaan. Het diner met de Senaat komt de laatste jaren ten laste van de VOL, vandaar dat de kosten hoger zijn. De website is dit jaar vernieuwd, vandaar dat er hogere kosten gemaakt zijn.
Op voorstel van de voorzitter wordt de jaarrekening over 2017 goedgekeurd.

7. Décharge van het Bestuur over 2017
Het Bestuur wordt decharge verleend over 2017.
De Kasco muteert niet.

8. Mededelingen VOL Bestuur
1. Subsidie restauratie senaatskamer
De Senaatskamer is in 1963 voor het laatst gerestaureerd. Tijdens deze restauratie is de lambrisering vernieuwd. Op dit moment is de Senaatskamer achterstallig onderhouden. De restauratie was meer dan nodig. Het plan hiervoor is opgesteld door de heer Rietema. De bedoeling is dit voor het Lustrum af te hebben.
2. Er wordt gewerkt aan een update van de VOL-website. De secretaris van de Senaat zal een mail sturen met een manier om het wachtwoord te wijzigen. Er wordt met man en macht gewerkt aan een update van het oud-Ledenbestand. Hier wordt een slag gemaakt en dit duurt een tijd.
De heer Furnee zal als reüniecommissaris graag mee helpen.
Het ledenbestand moet duidelijk te vinden zijn. Zorg dat dit op de site van de VOL komt. Er komt op de VOL-site opgave van een contactpunt voor het doorgeven van mutaties. Mevrouw Soullié geeft aan dat Karin van der Lee van de administratie aan de verbetering van het oud-Leden bestand werkt. De keuze voor Karin van der Lee is gemaakt om het proces continu te laten verlopen. Zij is tevens al 35 jaar lang werkzaam is op de Societeit en kent daarom veel oud-Leden en heeft gevoel voor hoe het bestand eruit moet zien.

9. Verslag Raad van Toezicht Societeit Phoenix
De voorzitter van de SOGB, de heer Talsma, doet het verslag van de RvT van Societeit “Phoenix” i.p.v. de heer Blank, die deze vergadering niet aanwezig kan zijn. Het toezicht van de Societeit is geprofessionaliseerd. Sinds 5 jaar is de heer Talsma voorzitter van de SOGB. De Societeit leeft in gloriedagen en wordt zeer druk gebruikt. Er is een omzet van € 3 miljoen en de €300.000 gebruikskosten wordt met 3 tot 6 ton overschreden. Het dakterras kostte €375.000. De verbouwing van Lorre kost meer dan een half miljoen. De stoppenkasten zijn vernieuwd wat €100.000 heeft gekost. De verwarming is vernieuwd, wat eveneens €100.000 heeft gekost. Er is veel geld beschikbaar , maar het gaat met bakken weer de deur uit. Elke ruimte moet benut kunnen worden. Er wordt tevens gespaard voor slechtere tijden. Daarom is het logisch dat Leden nu sparen voor later. Via een steunstichting wordt een deel van de contributie opgepot als buffer. Daar zit nu €100.000 in. Uiteindelijk wil de SOGB één miljoen in reserve hebben. Als er gekeken wordt naar de liquiditeit is dat een paar ton. Het goede nieuws is dat er op een serieuze manier toezicht wordt gehouden en het Bestuur en de Senaat professioneel optreden. Er valt wel wat te verbeteren. Zo is daar de Eetzaal. De eerdere vernieuwing van middenzaalvloer is een mislukking. De duurzaamheidscommissie welke is opgezet vanuit de Senaat kijkt heel breed. Bij een pand als dit is het heel moeilijk. Om maatregelen te nemen voor dit pand gaat het om €700.000. Het energiecontract van de Societeit is zo gunstig dat je het niet zozeer doet om geld terug te verdienen, maar om bij de tijd te blijven.
De heer Overakker voegt toe dat we blij mogen zijn dat er oud-Leden zij die er zoveel tijd in stoppen en er zo professioneel mee omgaan. Er wordt opgemerkt dat de societeit zo mooi is dat we misschien een rijksmonumentstatus kunnen krijgen, waardoor de voorwaarden anders kunnen zijn. De heer Van der Graaff geeft aan dat alle subsidiemogelijkheden bekeken zijn. Het is geen belemmering om isolatie te verbeteren. De heer Van den Wall Bake ziet dat de heer Talsma respect heeft voor het gebouw. Er zijn genoeg duurzaamheidsmogelijkheden naast de status van het pand als rijksmonument. Als de gevel een rijksmonument is zijn er veel mogelijkheden.

10. Verslag SDSG
Dit jaar heeft de SDSG de lening afgelost. Dit omdat de SDSG geld gereserveerd had voor het kopen van een nieuw huis. Door een besluit van de gemeente om de verkamering van panden niet meer toe te staan, is dit niet mogelijk. Studentenhuisvesting in het centrum wordt daardoor verminderd. Dit heeft ervoor gezorgd dat het overige geld gebruikt is om de lening af te lossen. Nu wordt er veel geïnvesteerd in onderhoud. Dat is goed, want er is recent brand geweest op de Coenderstraat 42/43. Dit is aanleiding geweest beter naar de brandpreventie in de huizen te kijken en dit professioneler aan te pakken. De komende jaren zal het budget voor onderhoud opgemaakt worden en zullen de panden veiliger worden.
Er wordt geïnformeerd naar het tijdspad waarbinnen de huizen veiliger moeten zijn. De heer Schols geeft aan dat het lastig is, want studenten halen vaak zelf brandmelders weg. Er is een adviseur ingeschakeld om de panden stuk voor stuk aan te passe. Er worden twee huizen per jaar opgeknapt.

11. Verslag Stichting Erfgoed DSC
De archivaris Senaat, mevrouw Van Royen, neemt met verschillende oud-Leden deel in het bestuur. Er zijn een aantal projecten opgepakt. Het Senaatsarchief is opgeschoond. Het is uitgezocht en ligt in het stadsarchief. Dit is openbaar. Dit is door een VOL aanvraag beschikbaar gemaakt. Afgelopen zomer is de verbouwing van de archiefruimte op het dak gerealiseerd. De archiefstukken worden tentoongesteld. In het kader van de lopende projecten stelt de heer Oostebrink een volledige almanakserie samen van de verschillende corpora. Verder gaan we verder met het opschonen van het archief van de onderverenigingen. Hiervoor ligt een aanvraag om dit ook op te nemen in het stadsarchief. Daarnaast is het nieuwe project opgepakt om de foto’s te digitaliseren. Er liggen 300.000 media-items in het archief. Als er niets gebeurt gaat alles verloren. Het archief moet ook goed onderhouden worden. Daarnaast loopt het reeds genoemde project waar de heer Rietema mee bezig is, namelijk de verbouwing van de Senaatskamer. Een aantal punten zijn verbeterde stroomvoorziening, het aanpassen van de verlichting en de restauratie van de lambrisering en de stoelen en verder klein onderhoud aan de kamer.
Een oud-Lid vraagt wat er met de gedigitaliseerde archiefstukken gebeurt i.v.m. slijtage van de informatiedragers. Mevrouw Van Royen geeft aan dat er getracht zal worden het meeste in de Cloud op te slaan.
Er wordt gevraagd of de Archiefcommissie de bieb boeken kan uitzoeken m.b.t. de eventuele waarde van de boeken. Mevrouw van Royen geeft aan dat dit al is gedaan door een specialist. De collectie blijkt geen significante waarde te hebben.
De heer Salverda merkt op over Paul Tetar van Elveren dat er op de Oude Delft een museum aan hem gewijd is. In dit museum zal een deel van het archief tentoongesteld worden m.b.t. de Maskerade uit 1903 en 1908. Er liggen stukken in het archief die zij in bruikleen zullen gaan nemen.

12. VOL- aanvragen
1. De aanvraag voor het archiveren van de OV-archieven is gedaan voor €30.000. Hierop wordt een positief advies uitgesproken.
2. De rugbyclub DSR-C heeft m.b.t. de verwervingskosten voor het koninklijk predicaat een aanvraag gedaan van €7.000. Ook hierover positief advies.
3. De aanvraag voor de verbouwing van de Senaatskamer heeft een omvang van €35.000. Het zal iets meer worden vanwege een teruggevonden FeCo stoel die tevens gerestaureerd zal moeten worden. Positief advies.
4. Er is een aanvraag voor de verduurzaming van de Societeit van €141.000. Dit omvat het aanbrengen van zonnepanelen op het dak van de eetzaal en enkele andere maatregelen. De voorzitter vraagt of de vergadering vindt dat hier vanuit de VOL een bijdrage aan geleverd moet worden. Er wordt vanuit de vergadering positief gereageerd. Dit zal ervoor zorgen dat als dit door het VOL Bestuur wordt goedgekeurd, de volgende balans negatiever zal zijn.
Er wordt gevraagd naar de plannen van Laga. De provincie heeft ondanks eerdere medewerking op het laatste moment haar veiligheidsbeleid aangescherpt. De Laga nieuwbouw zou voor het scheepvaartverkeer nu een veiligheidsbelemmering worden (gereduceerd uitzicht in een bocht). Daardoor kan het plan van Laga in de huidige opzet niet worden uitgevoerd en moeten een nieuw plan worden gemaakt. Voorlopig dus geen aanvraag hiervoor.

13. Mutaties VOL Bestuur:
Ir. M.E.E. Enthoven en ir. M.C.J. van Roozendaal zullen hun functies van voorzitter resp. thesaurier neerleggen. Het Bestuur stelt voor tot hun opvolgers te benoemen mw. Ir. L.C.Q. (Laetitia) Smits van Oyen (1978) en Ir. J.M. (Jaap) Kerstjens (1982)
De heer Van Roozendaal geeft aan na 14 jaar het stokje over te willen dragen aan Jaap Kerstjens. Dit wordt goedgekeurd.
De heer Enthoven is 10 jaar in functie. Hij is zeer tevreden met de kandidatuur van mevrouw Smits van Oyen als zijn opvolger. Er wordt hiermee akkoord te gaan. Er is een kleine kanttekening. De mutatie wordt pas doorgezet aan het einde van het huidig academisch jaar, namelijk rond eind augustus.
De heer Furnee: spreekt als oudst aanwezig oud-lid zijn grote dank en lof uit naar beiden.

14. W.v.t.t.k.
Op de achterkant van de VOL spiegel staat een foto van de Senaatskamer geeft de heer Rietema aan. Hij is dankbaar voor de steun van de VOL voor de uitvoering van het project om deze kamer weer in goede staat terug te brengen.

15. Rondvraag
De heer De Boer geeft aan dat de datum van deze ALV veranderd is tussen de nieuwsbrief en de VOL Spiegel. Dit soort dingen zijn erg irritant. Het verkeerde VOL bestuur staat in de Spiegel. De voorzitter geeft aan dat de datum is veranderd zodat de heer Van Roozendaal erbij kon zijn.
Er wordt gevraagd of het klopt dat er misschien geloot moet worden om je in te kunnen schrijven bij het DSC tijdens de OWee. Er wordt gevraagd hoe de VOL dit zal voorkomen. De voorzitter geeft aan dat de VOL hier geen mening over heeft. De heer De Jong geeft aan dat mensen die weten dat ze zich in willen schrijven dit snel moeten doen i.v.m. een limiet per dag en aan het totaal aantal inschrijvingen.
De President Senaat spreekt een groot woord van dank uit naar de afgetreden bestuursleden. Voor hun advies en de toewijding. De dank vanuit de Senaat is erg groot. Wij waren pas net Senaat en toen kwam er een anonieme klacht binnen bij de TU Delft, wat geresulteerd heeft in een extern onderzoek naar een incident in
onze KMT. Zij geeft aan dat haar direct geadviseerd werd om de voorzitter VOL te bellen want “Hij helpt je er wel doorheen”.
De heer Van den Wall Bake geeft aan dat het een bijzonder mooie VOL Spiegel is op die ene fout na. Er zitten veel foto’s in en hierin ontbreek een foto van het VOL Bestuur vindt hij.
De voorzitter stelt voor de heer Van Roozendaal Erelid van de VOL te maken. Naast zijn taak als thesaurier heeft hij onder meer plaats genomen in de commissie die de KMT heeft geëvalueerd, hij is al 14 jaar lang in het VOL Bestuur, hij heeft €1.500.000 binnengehaald en uitgegeven en was in algemene zin zeer actief. De heer van Roozendaal wordt bij acclamatie erelid gemaakt. Er wordt een certificaat uitgedeeld. Er wordt hem een prent overhandigd.
De heer Van Roozendaal spreekt een dankwoord uit. Hij dankt dat hij deze kans heeft gekregen. Het is een voorrecht om dit 14 jaar gedaan te hebben.
De heer Van den Wall Bake geeft aan dat een voorzitter zijn eigen afscheid niet breed uitmeet. Er wordt voorgesteld om ook de heer Enthoven erelid te maken van de VOL. Dit gebeurt.
De heer Enthoven bedankt voor de toekenning van het erelidmaatschap. Hij bedankt de Senaat voor de goede en plezierige samenwerking.

16. Sluiting
De vergadering wordt om 22.40 gesloten.