ALV Notulen 2017

Notulen VOL Algemene Leden Vergadering VOL

dinsdag 4 april 2017

Aanwezig: Dhr. M.E.E. Enthoven, voorzitter (1958), De heer J.J. van den Broek (1948), Dhr. E.H. Furnée (1951),  Dhr. R.E. Kamp (1952), Dhr. T. Salverda (1956), Dhr. J.K. van Soest (1959), Dhr. D.A. van den Wall Bake (1960), Dhr. H.P. de Boer (1963), Dhr. J.J.E. Rietema (1963), Dhr. H.A. Lie (1966), Dhr. W.A. Quispel (1968), Dhr. R.T. Overakker (1969), Mevr. S.M. Blom (1971), Mevr. L.C.Q. Smits van Oyen (1978), Mevr. M.A. Voûte 1980), Dhr. M.C.J. van Roozendaal (1980), Dhr. R.P. van Wingerden (1980), Dhr. J.M. Kerstjens, Dhr. J.W. Blank (1982), Dhr. B.J. Peletier (1983), Dhr. N.N.E. Schols (1990), Dhr. E.W. Oostebrink (1992), Mevr. M.N. Soullié (1993), Mevr. D.B. te Gussinklo Ohmann (1993), Dhr. A.N.H. Meijer Zu Schlochtern (2006)

 

1. Opening

De vergadering wordt om 21:00 uur geopend..

 

2. Agenda

Er zijn geen op- of aanmerkingen op de agenda..

 

3. Mededelingen Senaat en Bestuur

Senaat

De heer Van Hattum informeert de vergadering over de stand van zaken van het DSC. Hoewelhet goed gaat met het DSC qua ledenaantal zijn er ook wat kritische noten in zijn verhaal.

Zo zijn er tijdens en na de afgelopen KennisMakingsTijd veel klachten over fysieke verwondingen gekomen van ouders van aspirant-leden. In samenspraak met oud-Senatoren, het VOL Bestuur en het Bestuur is er grondig onderzoek gedaan naar het programma van de KMT. Aankomende KMT zal het programma worden bijgesteld..

Daarnaast is de verzuiling van het DSC een punt dat al een aantal jaren op de agenda staat. Door de groei van het Ledental de afgelopen jaren is het contact tussen  deLeden minder intensief geworden. Het vraagbeleid vande Senaat , waarbij er vanuit strikt gehanteerde regels verticalenbreed wordt gevraagd voor Onderverenigingen en Commissies ,werkt deze verzuiling tegen.

Tenslotyte noemt dee heer van Hattum het 170-jarige bestaan van het DSC volgend jaar . Dit zal worden gevierd tijdens het lustrum in de zomer van 2018. De FeCo is al bijna rond en er wordt ook aan het feestterrein gewerkt. .

Op zaterdag 14 juli 2018 zal het lustrum van start gaan met het Reünistenweekend.

De heer Salverda vraagt zich af of er een risico bestaat dat het Corps een federatie wordt waarbij men het niet meer als geheel kan zien omdat Leden elkaar onderling niet meer kennen.

De heer Van Hattum geeft aan dat dit wordt tegengaan met o.a. het breedvraagbeleid voor de vulling van Onderverenigingen en Commissies. Daarnaast zal het lustrum van volgend jaar ook weer een mooie gelegenheid  zijn waarop meer eenheid tot stand komt.

Bestuur (toelichting door de heer Broersen)

Het gaat financieel erg goed met Societeit “Phoenix” door het grote aantal Leden. Er is nu de mogelijkheid om veel te investeren in het gebouw. De bedrijfsvoering wordt de komende jaren geprofessionaliseerd. Projecten:

  • Verbouwing  OV-zolder  (zomer 2016). Een deel van de kosten voor dit project zijn betaald uit de lustrumwinst.
  • Verbouwing dakterras (gepland zomer 2017). Het dakterras is sterk verouderd, en het veroorzaakte veel overlast voor de buurt. Er is daarom gekozen voor een grondige renovatie.
  • Nieuwe dames wc’s (gepland zomer 2017) op de begane grond, de 1e verdieping en op het dakterras. Er is momenteel een tekort aan damestoiletten door de groei van het aantal vrouwelijke Leden.
  • Algemeen: Verduurzamen van de Societeit. Afgelopen zomer zomer zijn alle cv-ketels vervangen. Daarnaast zijn alle lampen vervangen door led-verlichting. Er wordt een rapport opgesteld voor de verduurzaming van het gebouw.
  • Het automatiseringssysteem wordt in werking gezet.

De heer Broersen meldt  dat de Societeit dit jaar 170 jaar bestaat. Dit jaar zal dat worden gevierd in mei in de vorm van het Societeitslustrum.

De heer De Boer vraagt zich af waarom de middenzaal er zo slecht uitziet. De lampen zijn uit de muur en er is een grote rotzooi.

De heer Broersen geeft aan dat  vorige week de Kriminele heeft plaatsgevonden en dat daarom alle lampen etc. niet goed hangen. Hij geeft aan dat alles met uiterste voorzichtigheid van de muren is gehaald en dit ook weer goed zal worden teruggehangen.

De heer De Boer vraagt zich af of er twee afbeeldingen zijn van het schilderij dat in het teken staat; Gezelligheid kent geen tijd. De heer de Boer heeft net namelijk 2 mannelijke Leden met een afbeelding gezien terwijl er in de Bibliotheek ook eentje hangt.

De heer Broersen geeft  aan dat de afbeelding in de Bibliotheek een replica is van de afbeelding die in de Middenzaal hangt. De 2 Leden die de afbeeldingen droegen waren hoogstwaarschijnlijk Lid van de AC en waren bezig de afbeelding terug te hangen.

De heer Salverda vraag zich af of er op de begroting van de Societeit nog ruimte is voor een nieuwe vlag boven op de Societeit. Hij geeft aan dat de huidige vlag op een rouwwimpel lijkt.

De heer Broersen geeft aan dat er zojuist 10 nieuwe vlaggen zijn besteld en deze spoedig zullen hangen.

 

4. Notulen ALV van 12 april 2016

Er zijn geen op- of aanmerkingen, De heer Enthoven concludeert dat de notulen zijn goedgekeurd en bedankt de voormalige Secretaris Senaat (Mevr. Meerstad) en de huidige Secretaris van het VOL Bestuur (Mevr. Soullié).

De heer Salverda vraagt het Bestuur het opheffen van de rokersruimte in overweging te nemen. Helaas is de heer Boersen al weg dus blijft het antwoord op deze vraag onbeantwoord.

De heer Van den Broek geeft aan dat er in de laatste mededeling van de Senaat van vorig jaar staat dat er een denktank wordt opgericht waarin Leden van het DSC deelnemen. Deze denktank zou zich moeten bezighouden met problemen waar de gemeente mee zit en hierin advies kunnen geven.

De heer Van Hattum stelt dat dit punt nog steeds op de agenda staat. Echter moet hij erkennen dat dit punt geen prioriteit heeft  op dit moment, dus dat daar nog niets concreets uit is gekomen.

 

5. Goedkeuring financiële jaarstukken

De heer Van Roozendaal geeft aan het verzoek om de contributie te betalen dit jaar op tijd  is uitgestuurd. Het was een neutraal jaar zonder gekke uitschieters. Verder is er iets meer bijgedragen aan het DSC (OV’s en Commissies) dan het voorgaande jaar.

KasCommissie:

  • Contributie

De heer Kerstjens stelt dat het opvalt dat de inkomsten van contributies omlaag zijn gegaan.

De heer Van Roozendaal antwoordt dat er weinig aan acquisitie (van contributies) is gedaan. Er zijn behoorlijke fluctuaties tussen jaren. Daarnaast is er een dalend inkomstenpatroon qua inkomsten naar het lustrum toe. Tijdens een lustrumjaar gaan de inkomsten uit contributies echter weer omhoog en vindt dit patroon vervolgens weer opnieuw plaats. 

De heer Van Roozendaal stipt aan dat het VOL Bestuur voornamelijk beroep op oud-Leden wil doen wanneer er nood aan de man is. Op dat soort momenten zijn de oud-Leden erg bereidwillig schenkingen te doen maar dit valt  tijdens ‘normale’ jaren tegen.

De heer Kerstjens geeft aan dat het onderliggende Ledenbestand niet erg scherp wordt bijgehouden. Het is een soort van massamailing waardoor het overzicht op de betalingen niet geweldig scherp is. Wanneer het Ledenbestand beter in de gaten wordt gehouden kunnen er gerichter brieven worden verstuurd.

  • Evaluatie van de financiele jaarstukken:.

De kas klopt. Enkele kleine verbeteringen zijn mogelijk:

    • Effecten: Het saldo klopt. De effecten worden echter zowel gerapporteerd door de bank als door de vermogensbeheerder. Dit is niet hetzelfde bedrag en de heer Kerstjens adviseert dan ook om het gerapporteerde bedrag over te nemen van de bank. Het gaat overigens slechts om een verschil van €32.
    • Rendement: dit was behoorlijk teleurstellend. Echter is dit rendement op de lange termijn conform risico. De KasCommissie vraagt zich af of we na de termijn van 2 jaar nog bij dezelfde bank moeten blijven.
    • Boekhouding: de manier waarop wordt boekgehouden is buitengewoon complex. Er is gekozen om de portefeuille te baseren op de historische aanschafprijs. Het is echter onmogelijk om daar preciesachter te komen. Het advies van de KasCommissie is daarom om deze golfbewegingen tegen te gaan en naar een rapportage van de werkelijke waarde in december en januari te kijken.  
    • Renteregeling bestuur en Senaat: De rentegeling waarbij de VOL de rente over leningen oud-Senatoren en oud-Bestuurder betaalt is een prima regeling. Het is ook een extra prikkel tot het afbetalen van de schulden wat tot beheersbare kosten heeft geleid. Wat betreft de KasCommissie kan dit puntje van het to-do lijstje af.

De heer Kerstjens kaart ook even de essentie van de VOL buffer aan om Onderverenigingen te steunen. Hiervan  is afgelopen jaren niet goed gebruik gemaakt. De KasCommissie juicht het toe dat de Penningmeester samen met de Thesaurier Senaat met de thesauriers van de ondervereniging heeft gezeten om aan te geven dat ondersteuning vanuit de VOL mogelijk is.

De heer Furnée geeft aan dat in de toelichting van het financiele jaarverslag het rendement na aftrek van de kosten ongeveer anderhalf procent is. De uitgaven  aan Onderverenigingen zijn niet erg hoog geweest,  waardoor het financieel goed gaat. Dee heer Furnée vraagt zich af of de VOL er niet verstandiger aan doet om een deel van de belegde middelen niet in kapitaal maar in vastgoed te investeren. Een voorbeeld is het investeren in de SDSG waarbij een rendement  kan worden gehaald wat hoger ligt dan  anderhalf procent.

De heer Van Roozendaal geeft aan dat er regelmatig naar mogelijkheden wordt gekeken om een huis aan te schaffen. Wanneer er een concreet voorstel op tafel ligt vanuit de SDSG is de VOL bereid hieraan bij te dragen.e heer Van Roozendaal benadrukt  het belang van het hebben van voldoende liquide middelen indien er zich een calamiteit voordoet. Wanneer het kapitaal in vastgoed zit is het lastiger om cash hiervoor op korte termijn vrij te maken.   

De heer Von Meijer zu Schlochtern komt met het idee om na te denken over digitale middelen om contributies te vergemakkelijken zoals de app Tikki. Daarnaast vraagt hij zich af of we de contributie niet kunnen verhogen.

De Roozendaal geeft aan dat we recentelijk de contributie al van 20 naar 30 euro per jaar hebben verhoogd. Het VOL Bestuur neemt de gedachte van digitale initiatieven graag mee om het voor de jongere oud-Leden laagdrempeliger te maken

De heer Kerstjesn adviseert de vergadering de jaarcijfers goed te keuren en het Bestuur over het afgelopen boekjaar décharge te verlenen..

De vergadering gaat akkoord met de jaarcijfers.

 

6. Decharge van het Bestuur over 2016

De heer Enthoven stelt de jaarvergadering voor om het Bestuur te dechargeren. Er wordt ingestemd. Het VOL Bestuur is de vergadering erkentelijk.

Daarnaast bedankt de heer Enthoven de KasCommissie voor hun aanbevelingen. De heer Enthoven geeft aan dat er voor komend jaar wijzigingen in de KasComissie zullen plaatsvinden. De heer Kerstjens gaat de KasCommissie verlaten. De heer Peletier zal zijn plaats innemen. De heer van Soest zal nog  1 jaar doorgaan. De heer Van Cappelle kon er vanavond helaas niet bij zijn.

 

7. Mededelingen VOL Bestuur

De heer Van Roozendaal legt uit wat een SBBI (sociaal belang behartigende instelling) is en of dit voordelen voor de VOL zou bieden. Er zijn voordelen voor schenk- en erfbelasting.

Vervolgens gaat de heer Van Roozendaal in op de situatie van de VOL-site. Hij geeft aan dat deze al 12 jaar oud is en  toe is aan vervanging mede doordat de gegevens  niet meer up to date zijn en de functionaliteiten  niet aan de eisen van deze tijd voldoen.  Senaat en VOL Bestuur werken daarom aan vernieuwing van de VOL-site.

 

8. Verslag Raad van Toezicht Sociëteit Phoenix

De heer Blank concludeert dat het  goed gaat met de financiën van de Societeit. Het gebouw wordt echter bloot gesteld aan een groot aantal Leden waardoor extra slijtage ontstaat.

De winst van de Societeit wordt gecontroleerd geïnvesteerd via de SOGB. Veel investeringen worden gedaan in het verbeteren van het pand. De heer Blank stipt aan dat er in  grote projecten wordt geïnvesteerd en dat het noodzakelijk is dat de SOGB het Bestuur hierin begeleidt aangezien het Bestuur hier nog weinig ervaring mee heeft. Er is veel aandacht voor de risicobeheersing bij dit soort grote investeringen besteed.

Daarnaast zal het Bestuur extra buffers moeten creëren in deze tijd en deze onder brengen in de SOGB zodat er in de toekomst ook kan worden geïnvesteerd wanneer het financieel minder goed gaat.

De heer Van Soest stip aan dat het een enorme rotzooi is op de Societeit en vraagt zich af hoe de huidige Leden met het pand omgaan.

De heer Blank geeft aan dat dit punt ook tijdens de RvT is besproken. Hij stelt onder ander dat de hal er niet uitziet. De timmerman is er al een aantal jaren mee bezig maar hij is ziek dus er is weinig voortgang. De heer Blank geeft aan dat de hal een bepaald gedrag bevordert van Leden in de rest van het pand en dat de entrée er dus verzorgd uit moet zien. Tijdens de RvT is  aan Bestuur de opdracht gegeven om te zorgen dat de hal er vanaf de OWee verzorgd uitziet.

 

9. Verslag SDSG

De heer Schols neemt het woord  en concludeert dat het een rustig jaar voor de SDSG is geweest. Het enige project dat is gerealiseerd is het binnenhalen van de vergunning voor de verbouwing van het dakterras van de Kolk. Deze verbouwing is inmiddels afgerond. Daarnaast is Martien Rademakers  bij de SDSG begonnen met de ondersteuning van het beheer.

Dit jaar staat het meerjarenonderhoudsplan op het programma. Dit is opgesteld door de monumentcommissie. Het idee is dat er elk jaar wisselend een ander pand van de SDSG centraal staat waarbij het grote onderhoud wordt gepleegd door een vaste aannemer tegen een gereduceerd uurtarief.

De liquiditeit van de SDSG groeit. Op dit moment zoekt de SDSG een pand ter aanschaf. Wanneer het kostenplaatje op orde is en de bank goedkeuring geeft voor de hypotheek zal er een huis kunnen worden aangeschaft voor meisjesLeden.

 

10. Verslag Stichting Erfgoed DSC

Mevrouw Visser, Archivaris Senaat, kaart aan dat er vorig jaar is medegedeeld dat het hele archief op één plek op het dak van de Societeit (in een besloten ruimte) zal samenkomen. Op grond van een inventarisate heeft de stadsarchivaris van Delft met  financiele steun van de VOL een groot deel van dit archief naar het gemeente archief gebracht. Dit is een eerste stap om het archief professioneler te maken. De stadsarchivaris zal na de zomer vervolgens het archief van alle Onderverenigingen overbrengen naar het gemeente archief. Na de zomer zal de archiefruimte op het dak van de Societeit worden verbouwd zodat het resterend archief netjes kan worden bewaard bij ideale temperatuur en omstandigheden.

Ook is er een oproep geweest aan de oud-Leden om de collectie Almanakken compleet te maken. Een ander punt op het programma is het professionaliseren en digitaliseren van het fotoarchief.

De heer Lie gebruikt dit moment om de feestelijke mededeling te doen dat hij een grote collectie Almanakken (waarop enkele goud op snee) heeft verzameld en graag wil aanbieden aan de Archivaris van de Senaat. Een heugelijk moment. Alle aanwezigen grijpen dit moment aan voor een applaus voor de heer Lie voor zijn tijd en moeite.

 

11. VOL- aanvragen

De heer Enthoven vervolgt de vergadering met de behandeling van de VOL aanvragen. Hij verduidelijkt  dat het VOL Bestuur het orgaan is dat VOL-aanvragen goedkeurt en dat de behandeling van dit agendapunt  er toe dient de vergadering hierover te informeren.

De heer Van Roozendaal stelt dat het minimale vermogen van de VOL een ordegrootte van 500.000 euro moet hebben. Dit moet beschikbaar zijn bij een grote calamiteit. Kijkend naar de hoogte van de contributies die jaarlijks binnenkomen heeft de VOL een bedrag in de  orde van  100.000 euro te besteden aan het DSC. Echter zijn er de laatste jaren weinig bestedingen aan het DSC gedaan waardoor de VOL nu 275.000 boven de gewenste 500.000 euro zit. Dit bedrag kan dus evcentueel extra worden besteed aan  VOL-aanvragen.

De heer Van Roozendaal start met de VOL-aanvraag van Laga. Hij geeft aan dat de plannen steeds concreter worden en de aanvraag van Laga hoogstwaarschijnlijk begin volgend Corpsjaar zal worden ingediend wanneer de gemeente akkoord geeft voor de vergunning. Dit zal om een aanvraag gaan van tussen de 150.000-200.000 euro. De uitvoering van de verbouwing zal nog een paar jaar op zich laten wachten na akkoord. De heer Van Roozendaal geeft aan dat Laga de afgelopen jaren erg is gegroeid en qua faciliteiten uit zijn jasje is gegroeid. De accommodatie en apparatuur moeten worden aangepast.

De heer Von Meijer zu Schlochtern stelt dat het aantal dubbelleden van 20% niet lijkt te kloppen. Hij vraagt de heer Van Roozendaal hoe ze aan dit getal komen. In de VOL-Spiegel staan namelijk 2 verschillende dubbele Ledenaantallen bij het stukje van Laga en de RoZa (Commissie die band tussen DSC en Laga waarborgt en versterkt).

De heer Van Roozendaal geeft aan dat er een afspraak met Laga is gemaakt dat minimaal 20% van de Lagaaiers dubbellid moet zijn  om voor een bijdrage in aanmerking te komen.

. Het verschil in percentages zit mogelijk in het al dan niet meetellen van ringvaartroeiers.

De heer Van Roozendaal noemt vervolgens de Brielse Zeilschool.. Brielle heeft de afgelopen jaren boten geleast bij diverse bedrijven De kosten hiervan zijn erg hoog en daarom heeft Brielle een VOL-aanvraag ingediend voor een lening van 150.000 euro. Met deze lening willen ze 8 Randmeren kopen en over 12 jaar terug betalen. Ondertussen zullen ze tijdens het aflossen van de lening sparen om na het afschrijven van deze boten (circa 15 jaar) met eigen vermogen nieuwe boten te kunnen kopen. De constructie van de lening zal als volgt gaan; Brielle krijgt een lening van 50.000 euro die op korte termijn moet worden afgelost. Daarnaast krijgt Brielle een langetermijnlening van 100.000 euro die gedurende de periode van 12 jaar moet worden afgelost. De rente van de lening aan Brielle zal overeenkomen met de rente die de VOL bij de bank krijgt.

De heer Van Roozendaal eindigt de VOL-aanvragen met de aanvraag van Aero. Aero zoekt deen geschikte plek voor het winteronderhoud van hun vliegtuigen. De aanvraag van Aero is nog niet concreet.. Tegen de tijd dat de aanvraag concreter wordt zal deze in behandeling worden genomen.

Er is een vraag  over het besluiten tot het lenen of het schenken van een bedrag tijdens een aanvraag. De heer van Roozendaal zegtdat  het VOL Bestuur heeft besloten aanvragen voor relatief kleine bedragen als schenkingen uit te geven. Grotere  aanvragen zullen in de vorm van leningen worden verstrekt, vooral bij Onderverenigingen die externe inkomsten hebben zoals Brielle, Laga en Aero.

 

12. W.v.t.t.k.

De heer Rietema stelt een plan voor om de Senaatskamer te restaureren. De heer Rietema geeft aan dat de Senaatskamer in slechte staat verkeert.. De heer Rietema stelt dat het de verantwoordelijkheid van de Senaat is om voor deze staat in te staan en dat het  verantwoordelijkheidsgevoel hiervoor de afgelopen jaren minder is geworden. De heer Rietema stelt dat de Senaatskamer een ontvangstruimte is voor bijvoorbeeld de burgemeester en andere hoge personen en dus in goede staat moet verkeren.

De heer Rietema heeft een opstelling gemaakt van de items die moeten worden gerestaureerd. Hij stelt dat er behoorlijk wat financiele middelen nodig zijn voor deze restauratie. Hij stelt voor dat de Senaat een brief naar het VOL Bestuur stuur met daarin de onderbouwing dat de Senaat bereid is verantwoordelijk te zijn voor het onderhoud en dit ook door te geven aan de volgende Senaat. Wanneer de Senaatskamer niet goed wordt onderhouden is de heer Rietema van mening dat de Senaat zelf voor de kosten moet opdraaien.

Dit punt zal nader worden besproken tussen Senaat en VOL Bestuur.

 

13. Installatie Reuniebestuur* voor het XXXIV Lustrum

Het nieuwe Reuniebestuur voor het aankomende lustrum wordt geïnstalleerd. De heer Van Hattum licht kort het belang van het Reuniebestuur tijdens een lustrum toe. Hij stelt dat er goede kandidaten voor het aankomende lustrum zijn gevonden en gaat over tot de installatie van het nieuwe Reuniebestuur. Het Reuniebestuur wordt geïnstalleerd en is als volgt geconstitueerd:

Mevrouw L.C.Q. Smits van Oyen – President

De heer H.A. Lie

De heer R.P. van Wingerden

Mevrouw D.B. Te Gussinklo Ohmann

De heer Von Meyer zu Schlochtern

 

14. Rondvraag

Er zijn geen vragen.

 

15. Sluiting

De heer Enthoven bedankt alle aanwezigen voor hun bijdragen en wenst iedereen een goede thuiskomst.