ALV Notulen 2016

VOL Algemene Ledenvergadering
12 april 2016
 

Aanwezig: Dhr. M.E.E. Enthoven, voorzitter (1958), Dhr. D.A. van den Wall Bake (1960), dhr. E.H. Furnée (1951), dhr. C. Terwogt (1956), dhr T.T. Kout (1965), dhr. W.A. Quispel (1968), dhr. T. Salverda (1956), dhr. W.B. Kloos (1951), dhr. A.C. Kelder (1952), dhr. R.E. Kamp (1952), mevr. S.M. Blom (1971), dhr. H.P. de Boer (1963), mej. J. Merkx (2011), mevr. L. Smits van Oyen (1978), dhr. M.C.J. van Roozendaal (1980), dhr. E.W. Oosterbrink (1992), ), dhr. N.N.E. Schols (1990), dhr. J.W. Blank (1982), dhr. J.M. Kerstjens (1982), dhr. J.C.B. Brenkman (2011), dhr. M.P. Kan (2011), dhr. J.K. van Soest (1959), mevr. M.A. Voûte (1980), dhr. H.C. van Capelle (1980), dhr. S.F. van Houten (2011), dhr. R.T. Overakker (1969), mevr. M.N. Soullié (1993), mej. C.J. Meerstadt (2012)

1. Opening
De vergadering wordt om 21:00 uur, tussen het hoofdgerecht en het dessert van het uitmuntende diner, geopend.
2. Agenda
Er zijn geen op- of aanmerkingen op de agenda, te vinden in de VOL Spiegel 2016.
3. Mededelingen Senaat en Bestuur
Senaat
Dhr. Kan krijgt het woord om te vertellen over de stand van zaken op de vereniging.
Het gaat goed met het Delftsch Studenten Corps. Dit jaar heeft het Ledental de 2000 gepasseerd, na weer 450 inschrijvingen tijdens de OWee.
Het grote Ledental brengt allerlei kansen met zich mee, maar ook uitdagingen. Het is belangrijk om de sociale cohesie binnen de vereniging te behouden. Ook op het gebied van risicobeheersing en brandveiligheid moeten aanpassingen gedaan worden.
Een andere ontwikkeling die zich voortzet is de immer stijgende studiedruk, die grote invloed heeft op studentenverenigingen. Hierover is ook op landelijk niveau een debat gaande.
Tot slot licht dhr. Kan een veelbelovend nieuw initiatief toe; er wordt gewerkt aan een denktank waar DSC-studenten de Gemeente Delft, die momenteel kampt met grote financiële en bestuurlijke problemen, zouden adviseren.

Bestuur
Dhr. Brenkman staat op om de aanwezigen in te lichten over het wel en wee van Societeit “Phoenix”.
2000 Leden die vaak komen borrelen, zijn erg goed voor de financiële staat van de Societeit. Hierdoor kan er veel geïnvesteerd worden in groot onderhoud aan het pand, zoals vorig jaar aan de gevel en verschillende vloeren.
Deze zomer wordt de gehele elektriciteit vervangen en zal, in samenwerking met de Senaat, de onderverenigingenzolder gerenoveerd worden. Ook zal volgend jaar het dakterras verbouwd worden.
Daarnaast staat verduurzaming van het pand steeds hoger op de prioriteitenlijst van het Bestuur, dit zal de komende jaren een doorlopend project worden.
Tot slot wordt de kwaliteit van de menu’s voor diners verhoogd, om meer oud-Leden naar de Societeit te trekken.

Vragen
- Is er een meerjarig onderhoudsplan? -dhr. Quispel
Ja, Royal Haskoning beheert het lange termijn onderhoudsplan van Societeit “Phoenix”, welke periodiek wordt bijgesteld naar de huidige situatie.
- Heeft u overwogen om voor de rokersruimte gebruik te maken van een onderdrukvoorziening ( baar analogie van het toepassen van overdruk bij laboratoria) om te voorkomen dat de rook naar buiten gaat? – dhr. Salverda
Het Bestuur neemt dit in overweging en komt er later op terug.
- Hebben de overburen op de Spoorsingel meer last van ons sinds het spoorviaduct is verdwenen en op welke termijn komt er een Phoenixgracht? –dhr. Van den Wall Bake
Het Bestuur ontvangt erg weinig klachten van de bewoners van de Spoorsingel over geluidsoverlast. Al het geluid dat we produceren, wordt bewust onder het toegestane niveau gehouden. Het is dus theoretisch niet eens mogelijk om met muziek vanuit het pand geluidsoverlast, zoals landelijk vastgelegd, te veroorzaken. Verder is er goed overleg met de omwonenden. De Phoenixgracht komt er eind 2018; het Bestuur is momenteel in overleg met Prorail en de gemeente over de nieuwe indeling van het stukje grond voor de deur.

4. Notulen ALV van 14 april 2015
Dhr. Oosterbrink uit zijn verontwaardiging over zijn meerjarig ontbreken op de presentielijst.
Vorig jaar ontbrak ook dhr. Salverda op deze lijst.
Daarnaast wordt het verzoek gedaan om aankomstjaren te vermelden op de presentielijst, de vergadering keurt dit goed.
Dhr Furnee vraagt naar de status van de voornemens  bij punt 5 betreffende de bestemming van de Lustrumwinst. Dhr. Enthoven antwoordt dat is besloten de winst te gebruiken voor het opknappen van de OV-zolder.
Dhr de Boer vraagt naar een rekening van 4 dollar die gesloten zou worden. De penningmeester van het VOL bestuur belooft deze rekening met gezwinde spoed te sluiten.

5. Goedkeuring jaarrekening 2015
Dhr Van Roozendaal licht aan de hand van de jaarrekening toe dat het financieel goed gaat met de VOL. Leden/onderverenigingen/disputen weten alleen het VOL fonds nog niet goed genoeg te benutten. Daarnaast licht hij het effect van de verhoging van de contributie toe,  En stelt voor de gemaakte winst aan het eigen vermogen toe te voegen.
Dhr. Kerstjens bevestigt dit namens de Kascommissie en stipt aan hoe goed gedocumenteerd de boekhouding van de VOL is. Ook vertelt hij over het daadkrachtige optreden van de Kascommissie toen de kasbalans niet uitkwam.

De vergoeding van de rente op de schulden van Bestuur en Senaat blijft een aandachtspunt  van de Kascommissie. Een renteregeling en een regeling die het vroeger betalen stimuleert, zouden een verbetering zijn.
Ook zou het goed zijn als het geld van de VOL breder ingezet wordt en als Leden meer wisten van de mogelijkheden om beroep te doen op de middelen van de VOL.

Vragen
Het valt op dat de rente op verstrekte leningen erg laag is, wordt deze bewust steeds lager?  – dhr. Furnée
Dhr van Roozendaal licht toe dat voor iedere lening een aparte regeling wordt getroffen rondom rente. De VOL hoeft hier geen winst uit te maken. Rente is voornamelijk bedoeld als prikkel om de lening zo snel mogelijk af te betalen, dit wordt met een lage rente voldoende bereikt.

De vergadering keurt de jaarrekening goed, inclusief de bestemming van de winst en verleent décharge aan het Bestuur.

6. Mededelingen van het VOL Bestuur
- Na incidenten aan het begin van het jaar was de relatie tussen het DSC en de TU Delft en de Gemeente Delft erg gespannen. Het VOL Bestuur heeft de Senaat en het Bestuur intensief begeleid in het herstellen van deze banden, met de hoop om deze bestendiger te maken in de toekomst. Dit heeft geresulteerd in een uitgebreid risicobeheersingsplan en een brandveiligheid verbeterplan. Ook oud-Leden buiten het VOL Bestuur zijn ingeschakeld om hiermee te helpen .

Vragen
- Heeft Royal Haskoning in hun onderhoudsplan ook brandveiligheid geïncorporeerd? – dhr. Quispel
Er wordt intensief gewerkt aan brandveiligheid, Het Bestuur is nu voornamelijk bezig met evacuatieoefeningen, reorganisatie van grote evenementen en actief overleg met de brandweer. Ook in de plannen voor vernieuwingen, bijvoorbeeld bij het dakterras, wordt brandveiligheid meegenomen.
- Wie toetst de plannen van Royal Haskoning? – dhr. Quispel
Dhr. Blank licht toe dat dit de verantwoordelijkheid is  van de inventaris van het Bestuur en de SOGB (Stichting Onroerend Goed Beheer). De SOGB is de opdrachtgever van Royal Haskoning.

7. Verslag RvT Societeit “Phoenix”
Dhr. Blank licht de rol van de RvT (Raad van Toezicht Societeit “Phoenix”) toe, namelijk het controleren van de bedrijfsvoering en de staat van het pand. Het gaat de afgelopen twee jaar financieel erg goed met de Societeit, dus de RvT heeft geadviseerd om deze florissante jaren te gebruiken om groot onderhoud te doen via de SOGB, om beter uitgerust te zijn tegen zwaardere tijden.
Voor grote projecten is het Bestuur geadviseerd om een projectmanager in te schakelen. Het komende jaar zal er geïnvesteerd worden in een nieuw elektronisch systeem rondom consumptie.
De RvT springt ook bij wanneer er door onverwachte incidenten begeleiding nodig is, zoals aan het begin van dit jaar.
Kort samengevat; het gaat goed!
8. SDSG
Dhr Schols vertelt dat het de SDSG (Stichting Delftse Studenten Gemeenschap) goed vergaat. De huizen zijn in prima conditie en de stichting is financieel gezond. In het SDSG bestuur is Edzard Prent opgevolgd door Martien Rademakers. Een heugelijk feit is dat de vergunning voor het dakterras van Kolk 2 is goedgekeurd, na langdurig wedijveren met de Kerk.
Omdat de liquiditeit hoog is, wordt gekeken naar de mogelijkheden om hypotheken af te lossen.

9. Verslag Stichting Erfgoed DSC
Mej. Merkx, de Archivaris Senaat, neemt het woord. In 2015 is de oude klimaatkamer naar de nieuwe ruimte verhuisd en zijn oude Almanakken gerestaureerd met financiering van de VOL. 2016 zal in het teken staan van het inventariseren van het archief. Ook worden beginstappen genomen om een digitaal archief te realiseren, waardoor het archief overzichtelijker en toegankelijker zal worden.

Tot slot vertelt mej. Merkx over het oprichten van een Facebook pagina (voor enkele aanwezigen een onbekend fenomeen) om het archief aansprekend te maken.
Vragen
Hoe zit het met de bruikleenovereenkomsten rondom de DSC relikwieën die Museum het Prinsenhof momenteel in bezit heeft? –dhr. Van den Wall Bake
 Mej Merkx zal hier achter aan gaan.

VOL aanvragen
Het aantal aanvragen valt tegen, momenteel is er zelfs niets in behandeling. Er schijnen wel een aantal projecten aan te komen, maar er valt nu niets officieel voor te leggen aan de vergadering.
Rondom Laga is al een aantal jaar onduidelijkheid. Het ziet er niet naar uit dat Laga binnenkort een definitieve bouwvergunning krijgt; de bouw kan hoogst waarschijnlijk pas over twee jaar aanvangen. Ter zijner tijd staat het Laga vrij om met een nieuw voorstel komen. Er wordt gevraagd naar de brand op de Brielse Zeilschool en of de hierbij gesneuvelde boten een VOL aanvraag op zullen leveren. Dhr van Roozendaal zou graag zien dat dit voor de zomer, het Brielle hoogseizoen, opgepakt wordt.

WVTTK
Hoe staat het ervoor met de nieuwe VOL website en waarom stond deze ALV niet aangekondigd op de huidige website? – dhr. de Boer
Mej Meerstadt antwoordt dat er door ITBG gewerkt aan een nieuwe website wordt gewerkt, de huidige wordt niet genoeg gebruikt. Het is een fout dat de vergadering niet aangekondigd stond.

De bijeenkomst van Vrije Studie rondom het thema van de ontwikkeling in de vrije ruimte van studenten op de TU Delft klinkt als een erg nuttige samenkomst; zijn er meer ontwikkelingen op dit gebied? – dhr. Terwogt
Mw. Voûte vertelt dat er binnen de TU een groeiende behoefte is aan vakken over ethiek. Ook is één van de sterke punten waarin  de TU Delft het beter doet dan andere universiteit , de mogelijkheid tot ontwikkeling buiten de studie. De TU heeft dit soort activiteiten dan ook hoog in het vaandel. ORAS spant zich ook in om de Delftse student breder te ontwikkelen.
Rondvraag
- Dhr. De Boer vraagt aandacht voor de Grote Reünistenavond (3 juni) en kondigt aan dat Maurits Hartman zijn plek in de Reüniecommissie overneemt.
- Dhr Oosterbrink, een fervent campagnevoerder tegen de verloedering van de Bibliotheek van Societeit “Phoenix”, wijst op de plastic lampenkappen die de ornamentele stoffen exemplaren hebben vervangen. Dhr Brenkman vindt dit ook vreemd en zal er werk van maken.
Er wordt gevraagd waarom Societeit “Phoenix” geen structurele VOL aanvraag heeft lopen tegen kleinschalig verval van het pand. Het merendeel van de aanwezigen vindt echter dat iets dergelijks niet per se vanuit de VOL gefinancierd zou moeten worden en dat het meerjarenplan zorgt voor een stijgende lijn. Deze stijgende lijn wordt bevestigd door de waarnemingen van meerdere oud-Leden. 

Dhr Blank vindt dit een non-financieel aandachtspunt voor het Bestuur; zorg ervoor dat juist de kleine verzorgingspuntjes goed voor de dag komen wanneer reünisten over de vloer komen. Mocht het Ledental in de toekomst gaan dalen en daarmee het financieren van de Societeit lastiger worden, dan zal intensievere steun vanuit de VOL wellicht nodig zijn om het pand bij te houden.

Sluiting
De VOL Algemene Ledenvergadering wordt gesloten om 22:30 uur.