ALV Notulen 2015

VOL ALV

14 april 2015

Aanwezig: Dhr. P.J. Perdeck, mej. C.M. van Gent, dhr. F.D.A. Dikkers, dhr. S.P. de Wit, dhr. M.E.E. Enthoven, dhr. M.C.J. van Roozendaal, mevr. M.N. Soullié, mevr. M.A. Voute, mevr. S.M. blom, dhr. J.J. van den Broek, dhr. R. Kamp, dhr. W.B. Kloos, dhr. A.C. Kelder, dhr. R.T. Overakker, dhr. J.M. Kerstjens, dhr. J.K. van Soest, dhr. H.P. de Boer, dhr. P. den Hartog, mevr. L.C.Q. Smits van Oyen, mevr. H. van Swinderen, dhr. E.H. Furnée, dhr. J.S. van Dokkum.

  1. Opening

De vergadering wordt geopend om 20.30 uur. Allereerst wordt er een moment stilte gevraagd voor het overlijden van Dhr. Olivier van Royen. Er wordt kort gesproken over de bijdrage die hij tijdens zijn tijd in Delft en daarna heeft geleverd. Als president van de Vereniging Oud Leden heeft hij een grote rol gespeeld in onder andere Deltaplan Phoenix en de problemen rondom de Kennismakingstijd in 2007.

  1. Agenda

Er zijn geen op- of aanmerkingen op de agenda.

  1. Mededelingen Senaat en Bestuur

Mededelingen Senaat

  1. Intern   De vereniging is groot, het DSC is populair. Deze zomer is er voor het eerst een stop gezet op het aantal nieuwe Leden. In verhouding groeit het DSC harder dan de TU Delft en bovendien hebben we vorig jaar veel mensen moeten afwijzen. We verwachten daarom dat er ook dit jaar veel aanmeldingen zullen komen. Op heel veel vlakken is de groei goed. Het is druk op de Societeit en de participatie aan activiteiten is groot. Uiteraard zijn er ook negatieve gevolgen waar we op in moeten spelen, zoals de capaciteit van de Societeit.
  2. Extern    Er zijn grote ontwikkelingen in Amsterdam rondom het Maagdenhuis. Naar aanleiding hiervan is er ook in Delft een debat georganiseerd waarbij de studenten in aanraking kwamen met het CvB. De uitkomst hiervan was positief. In Delft herkennen de studenten zich niet in de mening van die in Amsterdam.
  3. Vragen
    • Wat gebeurt er met de structuur van het Corps wanneer wij blijven groeien?
      • De Senaat is van mening dat er op dit moment een pas op de plaats gemaakt moet worden. Een explosieve groei brengt effecten met zich mee die niet gewenst zijn. Bovendien moet er nog afgewacht worden of dit een tijdelijk verschijnsel is of dat deze groei zich op lange termijn door zal zetten. Pas dan weten we waar we vanuit kunnen gaan en kunnen er concrete plannen gemaakt worden.
      • Hoe zit het met het aantal Leden dat niet aan de TU Delft studeert?
        • Dat is op dit moment niet bekend, maar het lijkt geen probleem te zijn.
  • Met het oog op de ledenstop, is het nog wel verstandig om HBO studenten aan te nemen?
    • Uit eigen ervaring hebben we begrepen dat HBO studenten gewaardeerd worden op het Corps en men het niet nodig acht een dergelijke onderscheiding te maken. Die mening delen wij. Mevr. Voute voegt daaraan toe dat een Bachelors diploma van de TU Delft tegenwoordig gelijk is aan een diploma dat op het HBO behaald kan worden.
  • Kan er wat meer verteld worden over de omgang met geweld?
    • Er gebeuren inderdaad incidenten, maar deze hebben vaak te maken met de combinatie brassen en glas. In 99% van de gevallen gaat dit goed, maar bij twijfel wordt iemand naar het ziekenhuis gestuurd. Er is ook sprake van geweldsincidenten, maar hier gaat het maar om een paar gevallen per jaar. Dit wordt streng gestraft volgens het interne rechtssysteem. Bovendien is het niet ‘cool’ om geschorst te worden.
  • Kan er een korte update gegeven worden over de aanpak van de diesperiode?
    • Dhr. Perdeck geeft een korte uitleg over de huidige stand van zaken omtrent de dies. Er zijn dit jaar veel klachten binnengekomen van Oud-Leden over incidenten die tijdens de dies hebben plaatsgevonden. Mede naar aanleiding daarvan zijn zowel het Societeitsbestuur als de Senaat hierover in beraad gegaan. In samenwerking met het Societeitsbestuur is er een document opgesteld waarin de dies uiteengezet wordt en waarin maatregelen genoemd worden om de bestaande risico’s weg te nemen dan wel te beperken.

Mededelingen Bestuur

Er zijn momenteel geen grote mededelingen van het Bestuur die hier de aandacht vragen. De financiële situatie van de Societeit zal onder punt 8 behandeld worden.

  1. Notulen van de ALV 08.04.2014

Zowel de Frans van Hasseltlezing als de Theaterproductie ‘Getekend’ worden toegelicht door dhr. Enthoven. 

  1. Goedkeuring financiële jaarstukken

De financiële jaarstukken worden eerst kort toegelicht. Er is 21.000euro winst behaald als vereniging, dit is eigenlijk niet goed. Er wordt gekeken of er meer leden betrokken kunnen worden dan nu, Het huidige aantal betrokken leden is slechts 20% van het totaal aantal Oud-Leden. Er waren meer lasten in 2013 vanwege extra bestuursleden in de FeCo. Het profiel beleggingen is matig agressief, het rendement is 7,87%.

    • Er bestaat een rekening met 4 euro erop (Theodoor Gillissen Bank USD), moet die niet opgeheven worden?
      • Deze rekening zal inderdaad opgeheven worden.
    • De kosten van de mailings zijn hoger, hoe komt dat?
      • Er is dit jaar voor het eerst een herinnering voor de VOL-contributie verstuurd.

De reactie van de Kas Commissie luidt als volgt: er wordt geadviseerd de financiële jaarstukken goed te keuren. Wel is er een aantal opmerkingen:

        1. Verplichtingen die niet op de balans stonden maar wel als een verplichting voelden (zoals LAGA): deze verplichting is er niet meer.
        2. Het beheer van de beleggingsportefeuille gaat goed.
        3. Er zijn weinig uitgaven aan incidentele uitgaven van onderverenigingen van het DSC. Wees actiever in het promoten van de mogelijkheid van de VOL-aanvragen. Er is meer mogelijk dan er nu gebeurt.
        4. Structurele en incidentele uitgaven aan de mailings moeten  gescheiden worden. Het is opmerkelijk dat in een tijd van digitalisering de uitgaven aan mailings toeneemt, maar een brief weegt zwaarder dan een mail.
        5. De rentevergoeding moet anders ingericht worden. Het beleid moet expliciet worden besloten. Er moet een andere maatstaf komen om om te gaan met de rentevergoeding die het risico dat de “Phoenix” en het DSC ligt in te perken. Bestuur en Senaat moeten op de balans transparanter zijn in de debiteurenstand van de bestuursschulden naar de Leden. Komende maanden moet er gekeken worden naar een permanent beleid omtrent de bestuursschulden nu duidelijk wordt dat het erg lastig is om de schulden ooit nog bij een bank te plaatsen.
    • Wat is de invloed van het toenemende aantal Leden van het DSC op het aantal leden van de VOL?
      • Er is nog geen vuistregel die deze vraag kan beantwoorden.
    • Moet er niet een opt-out in plaats van een opt-in systeem komen voor nieuwe VOL-leden? Dit zou tot een hoger aantal VOL-leden kunnen leiden.
      • Deze optie zal in beraad worden genomen.
    • Wat is de status van de lustrumwinst?
      • Er zijn twee aanvragen die in beraad worden genomen:
      • 1) verbouwing van de OV-zolder
      • 2) verduurzaming van de Societeit

De décharge voor de jaarrekening wordt verleend.

  1. Décharge van het Bestuur over 2014
  2.  
  3. Mededelingen van het VOL-Bestuur
  • Er wordt gewerkt aan een nieuwe site. Hier is nog niet veel over te zeggen.
  • Er wordt tevens gewerkt aan de foutmelding van de aliassen.
  1. Verslag van de Raad van Toezicht Societeit “Phoenix”
  • Het gaat goed met de Societeit. Er is een winst van 100.000 euro die lager uitvalt op papier dan het jaar ervoor. Deze gezonde situatie moet gebruikt worden voor investering in het pand. Dit moet juist nu gedaan worden, daarom is de huur verhoogd. Het gaat om energie, verduurzaming en verwarming. Om die reden is er opgenomen dat er extra geld naar de SOGB gaat.
  • De situatie is vele malen beter dan vijf jaar geleden. De RvT krijgt betere cijfers en sneller. In 2014 is er een extra kostenpost opgenomen die te maken heeft met de regeling pensioen verdiening. Dit gaat ook helpen bij de verduurzaming.
  • Gebouw: er zijn altijd kleine dingen die verbeterd worden. Echter zijn er ook grote dingen waar onze aandacht naar uit gaat. Hiervoor worden plannen gemaakt door één man. Dit is te veel en daarom worden een aantal taken overgeheveld naar de president Bestuur.
  • We hopen dat de komende jaren gebruikt worden om te verduurzamen.
  •  
  • Is het een idee dat er een reünist bouwkunde dit project op zich kan nemen om de continuïteit te waarborgen.
    • Hierover zijn we in gesprek. Bestuur is ermee bezig, maar dit moet nog in de volgende SOGB vergadering besproken worden. Met name in de zomer zou dit van toepassing kunnen zijn. Er zijn dan veel projecten gaande die extra begeleiding kunnen gebruiken naast alleen de Commissaris van den Inventaris.
    • De continuiteit wordt gewaarborgd in de SOGB. Dit zijn vaak oud Inventarissen die veel kennis hebben en betrokken zijn. Zij zijn er echter niet fulltime aanwezig. Een projectmanager over de vloer zou hierop een aanvulling kunnen zijn.
  • NB: de heer van Royen heeft RvT opgericht. Laten we erbij stil staan dat dit een goede zaak geweest is en dat onder andere de heer Blank deze taak goed vervult.
  1. Verslag Stichting Delftse Studenten Gemeenschap (SDSG)

Er hebben geen grote verbouwingen plaatsgevonden. Een aantal panden staat er zelfs steeds beter bij vanwege de verwijdering van het spoorviaduct. Omdat het zo goed gaat wordt er nagedacht over een eventuele aankoop van een nieuw huis. Dit zou een huis in de binnenstad moeten worden en zal bewoond worden door meisjes, aangezien de verhouding op dit moment scheef is. Deze aankoop zal echter een druppel op een hete plaat zijn, gezien de toenemende behoefte aan studentenkamers in Delft.

  1. Verslag Stichting Erfgoed DSC

De grootste activiteit is dit jaar de verhuizing van de klimaatkamer geweest. De oude klimaatkamer bevond zich tegenover de bibliotheek, terwijl de werkruimte van het archief zich boven de bistro bevindt. De verplaatsing van het archief zal zeer veel bijdragen aan de efficiëntie waarmee het archief onderhouden wordt. Verder wordt de jaarlijkse tentoonstelling onder het overkoepelende thema ‘Altijd zo geweescht’ wederom georganiseerd op de Grote Reünistenavond. Saskia Blom is afgetreden als bestuurslid van Stichting Erfgoed en Ellen Joy Groosman is toegetreden, momenteel is er nog één vacature open in het bestuur van Stichting Erfgoed. Tevens wordt er dit jaar gewerkt aan een beter beheer van de financiën van Stichting Erfgoed, zodat de stichting niet alleen afhankelijk is van VOL-aanvragen.

  1. VOL-aanvragen
  • Goedgekeurde verzoeken:
    • Restauratie Almanakken deel 1
    • Vaandel DSLTC
    • Vaandel Senaat
    • Vaandel Carroussel
  • De vaandels worden op dit moment opgeslagen in de Senaatskamer en in de kasten in de eetzaal. Momenteel kunnen deze niet op slot, maar dit kan eenvoudig opgelost worden. De vaandels kunnen dan alleen verkregen worden via de Archivaris, zodat deze goed zicht heeft op wat er met de vaandels gebeurd. Hierdoor moet beschadiging voorkomen worden.
  • Er is een plan om twee nieuwe kasten in de kleine bibliotheek te bouwen ter waarde van 12.000 euro. Deze aanvraag is vorig jaar gedaan en het VOL-bestuur heeft toen als voorwaarden gesteld dat de Annex in ere werd hersteld en dat er zekerheid kon worden gegeven over de instandhouding van de bibliotheek. Dat was toen niet het geval. Zodra de Stichting Erfgoed hier echter positief advies over geeft, kan de aanvraag opnieuw besproken dan wel toegezegd worden.
  • De aanvraag van Laga zal opnieuw ingediend moeten worden op het moment dat de vergunningen voor de nieuwbouw rond zijn. Deze aanvraag wordt in 2016 verwacht. Er zit slechts één lid in het bestuur van Laga. Dit is weinig, maar de banden worden op andere manieren aangehaald. Hiervoor is een meerjarenplan opgesteld. Laga is nog steeds een ondervereniging. Dit brengt voor- en nadelen met zich mee. De Senaat zal zich buigen over deze banden en aansprakelijkheden.
  1. Samenstelling Bestuur VOL:

Mw. ir. S.M. Blom en mw. ir. W.K. Wuisman zullen hun bestuursfunctie van lid resp. secretaris per 14 april neerleggen. Het Bestuur stelt voor in hun plaats te benoemen:

  • mw prof. ir. M.A. Voûte  (1980) tot lid van het Bestuur
  • mw. ir. M.N. Soullié (1993) tot secretaris van het Bestuur
  1. W.V.T.T.K.
  • Is er ook een bijdrage geleverd aan de theaterproductie ‘Getekend’?

Ja er is 2000 euro gedoneerd. Dhr Onno Sinke is een historicus die de situatie in Delft tijdens de tweede wereldoorlog te omschrijven. Hierbij zijn onder andere Corpsleden bij betrokken, maar ook studenten, de TU Delft.

  • Wordt het niet tijd om de fusie te vieren? Want wat was het Corps nu geweest als dit niet plaats had gevonden?

Wellicht is dit een idee voor het jaar 2016, wanneer het 40 jaar geleden is dat het DSC en de DVSV gefuseerd zijn.

  1. Rondvraag

Er zijn geen vragen meer.

  1. Sluiting

De VOL Algemene Ledenvergadering wordt om 23.02 uur gesloten.